Erkenning en subsidiëring van de werking van comités opgericht rond een bepaald thema

Advies Milieu Advies Raad:

"...Gelet op het voorontwerp van gemeenteraadsbesluit "Erkenning en subsidiëring van de werking van comités opgericht rond een bepaald thema" dat ter advies voorgelegd op 15/09/1999

Gelet op de beslissing van de milieuraad van 30 september 1999 dienaangaande;

Adviseert de Milieu Advies Raad naar het College van Burgemeester en Schepenen en de Gemeenteraad toe:

In plaats van een reglement ter subsidiëring van een comité opgericht rond een bepaald thema te subsidiëren, lijkt het meer aangewezen over te gaan tot het opstellen van een reglement voor projectsubsidie.
Een project is een doelgerichte activiteit, beperkt in tijd, ruimte, geld (projectbegroting) en mankracht (projectleider, projectteam), met vastomlijnde en duidelijke doelstellingen, doelgroepen, middelen en methodes.
Een projectsubsidie is echter een subsidie die enkel en alleen op resultaat gericht is, waarbij de activiteiten een vernieuwend, uitzonderlijk of experimenteel karakter vertonen. Wie deze resultaten verwezenlijkt is niet prioritair.
Bij het ter advies voorgelegde ontwerp wordt er subsidie toegekend aan een organisatie (wie?), niet aan een vooropgesteld resultaat (waarvoor?).

Projectsubsidies hebben heel wat voordelen te bieden, o.a.:

• Ook minder gestructureerde groepen kunnen hier een beroep op doen; wat maakt dat deze subsidie meteen als startsubsidie beschouwd kan worden;
• Duidelijke projecten kunnen nadien gemakkelijk geëvalueerd worden;
• Een projectsubsidie is een soepel beleidsmiddel: geeft een directe verantwoordelijkheid aan vb. schepen of adviesraad.

In het ontwerp subsidiereglement zijn geen criteria voor toekenning vastgelegd, dit is echter wenselijk.
Als criteria voor subsidiërering zijn mogelijk:

• Het is niet op een vaste, permanent basis georganiseerd.
• Het is iets nieuws, uitzonderlijks, buitengewoon;
• Het is beperkt in tijd (begin- en eindpunt moeten bepaald worden)
• Het project moet plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente;
• De doelstelling(en) moet(en) duidelijk omschreven zijn;
• Duidelijk omlijnde doelgroep, middelen en werkwijzen;
• Het is resultaatgericht: de beoogde resultaten moeten duidelijk omschreven worden zodat ze achteraf ook geëvalueerd (gemeten) kunnen worden;
• Er is een kalender: vastleggen van perioden van voorbereiding, uitvoering en afronding;
• Het moet een financieel risico dragen (anders is subsidie niet aangewezen).

Het subsidiereglement moet ook openstaan voor gewone verenigingen: ook zij kunnen uiteraard projecten indienen. In dit geval dient de projectsubsidie bovenop de reeds bestaande structurele subsidie te komen.
Er kunnen dan wel bijkomende voorwaarden gesteld worden zoals:

• de doelgroep ruimer is dan de eigen verenigingsleden
• de activiteit een vernieuwend, uitzonderlijk of experimenteel karakter heeft dat de normale werking van de vereniging / groep overstijgt,
• het een gebruikelijke activiteit betreft die nu echter gericht is op een ongebruikelijk of nieuw doelpubliek
• het een vernieuwende activiteit of een experiment is, gericht op het eigen of nieuw doelpubliek.

De aanvraag van een projectsubsidie dient te bestaan uit een degelijk dossier met o.a:

• identiteit van de organisator(en) / opgave van personen of organisaties die instaan voor de verwezenlijking van het project
• samenstelling van de verschillende bestuursorganen
• een gedetailleerde omschrijving van de activiteit: o.a. datum, uur, plaats,. ..van het project
• een timing, scenario, een communicatieplan.
• motivering van de reden tot subsidiering
• doelstellingen en de gewenste effecten van de activiteit.
• een gedetailleerde begroting (raming van de inkomsten en uitgaven) met vermelding van de andere mogelijk financiële partners

Het is belangrijk om de subsidie in verschillende schijven uit te betalen. Het heeft geen zin om lange tijd na afloop van het project het geld ter beschikking te stellen, want dit is zeker in het nadeel van informele en toevallige losse initiatiefnemers en tevens nadelig voor startende initiatieven.
Door de getrapte uitbetaling van de subsidie kan de organisatie reeds van bij het van start gaan van het project beschikken over een deel van de middelen.

Na afloop van het project dient het gemeentebestuur een duidelijk verslag te ontvangen dat o.a. volgende gegevens bevatten:

• Evaluatie of (in welke mate) de gewenste effecten bereikt werden
• Een gedetailleerd verslag van alle inkomsten en uitgaven, met bewijsstukken van alle uitgaven (facturen of kwijtschriften) met vermelding "voldaan" of bewijs van betaling.

Nog verder op te nemen vermeldingen in het subsidiereglement:

• De vermelding "Binnen de perken van de kredieten daartoe goedgekeurd op de gemeentebegroting...".(Indien er meer toelagen worden aangevraagd dan in begroting zijn voorzien, het gemeentebestuur indekken tegen niet voorziene uitgaven)
• de wijze waarop het bedrag van de subsidie wordt bepaald
• activiteiten waarvoor de toelage wordt verstrekt en wie in aanmerking komt voor subsidiëring;
• procedure om de toelage te bekomen
• vermelding van de controle:
  • de gemeente heeft de wettelijke verplichting om te controleren of de subsidie wel wordt gebruikt waarvoor ze werd toegekend
  • hierin kan het verslag na afloop van de activiteit een centrale rol spelen
  • aard, omvang en timing van bewijsvoering dient vermeld te worden
• de beroepsprocedure in geval van betwisting (zo zal men niet dadelijk verplicht zijn zich te wenden tot de gouverneur of Vlaams minister van Binnenlandse aangelegenheden)
• vermelding wat er voor eventuele overschotten wordt voorzien;
• vermelding wanneer het reglement van kracht wordt.
• duidelijke en haalbare kalender:
  • moment van de aanvraag;
  • moment van de bewijsvoering en verslaggeving;
  • moment van een bericht over de omvang van de toegekende subsidie;
  • moment waarop de subsidie ook werkelijk gestort zal worden;
  • moment waarop men eventueel beroep kan aantekenen en het verloop daarvan.

Het is aangewezen dat het gemeentebestuur een verzekering (vb. burgerlijke aansprakelijkheid, brandverzekering of lichamelijke ongevallen) als voorwaarde in een subsidiërings- of gebruikersreglement stelt. Hierdoor worden de verenigingsverantwoordelijken beschermd tegen mogelijke schadeclaims voor risico's waarvan ze vaak niet bewust zijn. Dergelijke schadeclaims hebben reeds meermaals grote sociale drama's veroorzaakt.

In het voorgestelde reglement is geen definitie voor "comité" voorzien: is het een feitelijke verenigingen, een vzw, …?

Het vereisen van een ledenlijst is voor vele verenigingen een probleem. Het begrip lidmaatschap is niet overal en altijd goed te beschrijven. Het grootste aantal verenigingen werkt met leden: regelmatige en trouwe gebruikers of sympathisanten die echt tot de vereniging behoren. Maar het kan best zijn dat een vereniging eerder diensten of programma's levert waarbij geen lidmaatschap gevraagd wordt (bv. cursussen, speelpleinwerk, festivals...) In dit geval is het begrip lidmaatschap onbruikbaar.
Het begrip erkenning wordt nergens wettelijk omschreven en hoeft niet gebruikt te worden. Het gebruik zorgt soms voor moeilijkheden omdat men verplicht wordt een soort definitie te geven. Men kan het begrip "erkenning" soms vermijden door het gelijk te stellen met "iedereen die tegemoet komt aan de outputcriteria in het reglement".
Door te spreken van "Mortselse comités" zijn initiatieven, genomen door organisaties van buiten de gemeente, maar die wel een output hebben binnen de gemeente van subsidie uitgesloten. (vb. Wielewaal, Natuurreservaten, Bessemcomité,…) Dit probleem pleit ook voor het vervangen van een subsidie van een organisatie door een subsidie van een project.

In het subsidie-reglement zijn geen bepalingen opgenomen voor:

• Terugvordering van niet gebruikte middelen
• Terugvordering van onterecht gebruikte middelen (vb. kwaliteitseisen werden niet voldaan)
• Vermijden van dubbele subsidiëring

Gedaan te Mortsel op 30 september 1999 ...."

Gevolg Gemeentebestuur Mortsel:

Gezien het college binnen een termijn van 2 maanden geen gemotiveerde mededeling bezorgd heeft aan de Milieu Advies Raad, concluderen wij dat men met het betrokken advies akkoord gaat. (zie statuten)

Het college van burgemeester en schepenen gaf in zitting van 07/02/2000 volgend antwoord:

"... Het gemeentelijk reglement rond projectsubsidie bestaat reeds en werd aan uw raad overgemaakt.

Het ontwerp van reglement inzake de erkenning en subsidiëring van de werking van comités opgericht rond een bepaald thema, wordt niet op de agenda van de gemeenteraad geplaatst. ..."

Meer info:

• Ontwerp raadsbeslissing Erkenning en subsidiëring van de werking van comités opgericht rond een bepaald thema

[Adviezen]

laatste wijziging:11/08/10